虽然本文标题是EXCEL表格的基本操作,但本文并不涉及具体的操作技巧。

OFFICEHELP认为,培训不仅仅要讲操作技巧,更注重的是想思想理念。课堂上记笔记,来不及跟上老师的思路,并且笔记记得再详细,没有理解,换一种要求,稍做了改变,可能还是不能解决实际问题。

基于此,本文从思路出发,认为EXCEL表格的基本操作必须重视以下几点。

一.直观:你做的报表是需要传达你的观点的,是要让老板客户显而易见的看到信息,所以表格要设计一目了然。将最主要的内容放在视觉中心,一打开表格就可以看到。

二.美观:排版上有讲究,字体统一,有对比有强调,有适当的留白,颜色看上去舒服,图表色彩统一,避免太多太乱的颜色。

三.效率:比如做些下拉列表输入更快,预设公式统计更快,设计宏输出结果更快。在建表的每一步都考虑怎么做可以省些重复的操作,养成这样的习惯,以后必然极大提高效率。

四.规范:比如表格输入数据的时候,不同的同事输入“IBM”,“IBM公司”,“IBM  ,我们都知道这是一家公司,但EXCEL往往会认为几家公司,所以建表时规范化。用数据用效性避免这种问题,输错了没办法输入。再比如,某列数字里有文本,虽然有函数用其他方法可以将文本转为数字。但如果预先设置好,数字列就是数字,文本列就是文本,也可以避免以后出现问题。

五.安全:是不是需要保护一定的区域,是不是需要给文件加密?这些可以根据情况进行适当考虑。

快速掌握EXCEL表格的基本操作,建议学习有关EXCEL的以下知识点:自定义序列,自动填充,预定公式函数,这些可以提高效率。有效性控制建表规范,格式,条件格式,自定义格式设置美观。保护功能提高安全。